מנהל - כפופים: "קשיי תרגום"

2024 מְחַבֵּר: Harry Day | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 15:45

ניתן לייחס תכונה זו באופן ברור במיוחד בדוגמא לפיתוח היכולת התקשורתית של מנהלים. מאמן מגיע לעבודה עם בקשה פשוטה וטכנולוגית לכאורה ונופל למוקד הבעיות שרבות מהן נמצאות בתחום הפסיכולוגיה העסקית. או שהמנהיג מחליט לשפר את התקשורת במחלקה, ובתגובה מקבל התנגדות של כפופים, בהתבסס על רמה נמוכה של אמון בהתחייבויותיו.

מה לעשות במקרים כאלה? המלצות המאמן - ניתוח, הגברת היעילות הניהולית והאישית, תרחיש חדש של מערכות יחסים.

1. יחסי הורים-ילדים

שמעת (ואולי אמרת) משפטים כאלה ממנהיגים? "הצוות שלי (החברה) הוא המשפחה שלי", "הכפופים הם כמו ילדים, צריך לחנך אותם", "למה הם מתנהגים כך, אני בכל ליבי אליהם!" וכו ' אם כן, יש לך הזדמנות להתבונן ביחסי הורים וילדים בצוות. אבא (או אמא) הוא מנהל, ילדים כפופים. לעתים רחוקות יותר, אך זה קורה גם להיפך. זה ידוע שהורה יכול לשלוט או לדאוג. תסתכל מקרוב, אם המנהל מפגין סגנון ניהול דומיננטי או אנליטי, הוא הורה שולט. מנהיגים מעוררי השראה ובניית צוות לוקחים על עצמם את תפקיד ההורה הדואג.

מה התוצאה של מערכת יחסים כזו? תוכל לעקוב אחר הדוגמה של תוכניות הכשרה שהוזמנו על ידי מנהלים. מאחר שההורה השולט מדכא את הצוות, מבלי לאפשר לאף אחד לחוות דעה משלו, בקשות יהיו לאימון לפיתוח יזמות ויוזמות. הכפופים ילכו לתוכניות בחביבות וישתקו עליהן באותו אופן כמו בתכנון פגישות וישיבות. "יוזמה ניתנת לעונש" - זו סיסמת התקשורת ביחידות ההורים השולטים.

הורה אכפתי ישקיע את תקציב היחידה על אירועי חברה אינסופיים והכשרת גיבוש צוות. בהתחלה, העובדים לוקחים את כל אירועי הבידור בחבטה, נהנים, ואז מתחילים לחפש סיבות טובות לא להשתתף במפגשים כאלה.

המנהיג יהיה מוטרד מכך שאינו מסוגל לגייס את הקבוצה ו"להדליק בעיניים ". ולכפופים לילדים פשוט נמאס מהמשחק הזה, הם כבר משחקים אחר, למשל, הם חברים או שנלחמים זה בזה.

כיצד יכול מנהיג לחזור לעמדה הבוגרת והנכונה ביותר מבחינה ארגונית? במקרה זה, טכנולוגיות המאמן יעזרו מיד, אשר:

- הגדלת האחריות והיוזמה של המאמן-מאמן ופקודיו;

- ללמד לראות את הסיבות להשגת תוצאות על סמך תרומה אישית;

- פיתוח שותפויות במערכות יחסים.

בעיות תקשורת ביחסי הורים וילדים:

- לדבר, אך לא להיות מסוגל להעביר את מהות הנושא

- להקשיב אך לא לשמוע

- לשמוע אך לא להבין

- תבין, אבל אל תעשה כלום

- אל תעשה מה שהוסכם

2. חסמי תקשורת

לעתים קרובות, על מנת לפתור בעיות בתקשורת עם כפופים, המאמן מזמין את המנהל לנתח את נאומו. לדוגמה, מהן הניסוחים הרגילים בהם הוא משתמש בתקשורת היומיומית עם הצוות. הערכה כזו מאפשרת לראות את הניסוחים-חסמים החוסמים את הזרימה התקשורתית של בני השיח. חסמי תקשורת גורמים תמיד להתנגדות, כעס ואנטיפתיה, כתוצאה מכך הכפופים אינם חשים אמון במנהל.

אם תשקלו היטב את המחסומים שלעיל, תוכלו לגלות שהתקשורת שלנו עם כפופים מורכבת בעיקר מהם. כמה חוקרים מציינים את הנתון כ -90%. וגם אז אפשר לשנות הכל: בפגישה הבאה או בישיבת צוות אחרת רשמו את מה שאתם אומרים על המקליט.הקשיב היטב לאילו עמדות ומחסומי תקשורת שוררים בדיבור שלך?

לאחר מכן, כתוב תרחיש חדש ויעיל - החלף את הביקורת במשוב התפתחותי, כיוונים והנחיות ועצות בשאלות אימון. זכור גם לגבי ביטויי עזר, ושלב אותם באופן פעיל באוצר המילים החדש שלך.

ביטויי עזרה - אלה ניסוחים המשפיעים לטובה על ההערכה העצמית של בן השיח, נותנים לו את האפשרות לבחור, מאפשרים לו לחוש את המשמעות שלו, למשל:

- אתה המומחה בכיוון זה

- דעתך בנושא זה חשובה לי מאוד

- אספר לכם על כמה חלופות, אבל אתם תבחרו

3. חוסר משוב

בעיה כזו בתקשורת עם הכפופים כחוסר (ולפעמים היעדר) משוב משפיעה על יעילות הצוות וכל עובד בנפרד. הסיבה העיקרית לכך שמנהלים אינם מספקים ואינם מבקשים משוב היא חוסר הידע שלהם בטכנולוגיות ניהול ואלגוריתמים. בטור של היום, אני מציע לשקול טכניקה שתסייע למנהלים בפעולות הניהול היומיומיות שלהם.

דגם SCORE

טכנולוגיה זו פותחה כשיטה לארגון מידע על ידי יוצריה Dilts and Epstein (1987, 1991). ההנהלה משתמשת ב- SCORE הן כמודל לפתרון בעיות והן כמבנה של הפעלות משוב.

שאלות אימון שלב 1:

תאר את המצב שקרה. האם תכננת את פעולותיך מראש? מה השתבש? אילו פעולות בוצעו?

שאלות אימון שלב 2:

מה בדיוק הוביל למצב הזה? מהם הגורמים הפנימיים, מהם הגורמים החיצוניים? עד כמה מה קרה בתחום אחריותך?

שאלות אימון 3 שלבים:

מהי התוצאה הטובה ביותר ליציאה מהמצב הזה? מה זה יכול להיות? איך ייראה הפתרון האידיאלי? תאר את המטרה החכמה שלך

שאלות אימון 4 שלבים:

מי ואיך יכול לעזור בפתרון בעיה זו? אילו משאבים תצטרכו כדי להשיג את המטרה שלכם? מה יכול לתת תוצאות מהירות?

שאלות אימון שלב 5:

מה קורה כשהתוצאה מושגת? מהן ההשלכות של השגת המטרה? מה תלמד כתוצאה מכך, איזה ניסיון תקבל? כיצד ישפיע פתרון הבעיה על שארית חייך?

המשוב יהיה יעיל אם תגיב מייד, תתמקד בפעולות, ולא באישיות העובד ותנתח את ההיבטים שאפשר לשנות. במהלך התקשורת, תאר את העובדות, היה ספציפי והסר שיפוטים ערכיים. זכור כי הציונים הינם חסמי תקשורת היכולים ליצור מכשולים בלתי עולים באינטראקציה עם כפופים.

4. חוסר דיאלוג

האיזון האידיאלי של "האזנה ודיבור" באינטראקציה עם הצוות הוא 70% x 30%. כדי לנהל את הכפופים שלך ביעילות רבה יותר, הקשיב כפליים ממה שאתה מדבר. ואפילו באותם רגעים בהם אתה "מחזיק את הנאום", תן הזדמנות לדבר עם בן השיח. אחרי הכל, טעות תקשורתית נוספת יכולה להיות חוסר היכולת לנהל דיאלוג. שאלות אימון יכולות לסייע בפיתוח יכולת זו. למד לנסח את מחשבותיך בצורת שאלות ובעתיד הקרוב תקבל דינמיקה חיובית ביחסים עם הצוות.

שאלות פתוחות משמשים להגברת פעילותו של בן השיח או זיהוי צרכים. הצע תשובה מפורטת או כמה מהאפשרויות שלה

שאלות סגורות לשרת כדי לאשר את הצורך, לאשר או להכחיש משהו. התוצאה תהיה תשובה מונוסילבית.

שאלות מתכנסות אמורים לשפר את ההבנה (לפרשנות):

• למה?
• למה?
• מה הסיבות?
• מי (לא) רווחי?
• למה זה (לא) משתלם?

שאלות שונות לשמש לאיתור חלופות:

• מה [לא] יקרה אם …?
• מה אתה יכול לעשות כדי להרוויח יותר …?

5. חוסר יכולת להקשיב

קורה שתהליך התקשורת במחלקה הוא חד צדדי בשל העובדה שלמנהל אין את היכולת להקשיב. הוא מביע את נקודת המבט שלו, נותן פקודות ויוצר רעיונות. אך הוא אינו מקשיב לכפופים, אינו מבין את הבעיות והמניעים, את ראייתם בפתרון בעיות. וכך יוזמה הורגת את הניצן.

נתח את כישורי ההאזנה שלך עם אחת מטכנולוגיות האימון. אולי כאן טמונה הביצועים הגרועים של הקבוצה שלך?