כיצד לשפר את היעילות והפרודוקטיביות, או כיצד להתארגן?

2024 מְחַבֵּר: Harry Day | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 15:45

אם מסתכלים על אדם מודרני, קל לראות שהמהירות והמורכבות של דברים שכעת צריך להתמודד איתם בחיים התרבו עם נפח הדברים שהיו צריכים להיעשות לפני 50 שנה.

אנשים ממהרים, אבל לא בזמן. חייו של האדם הממוצע מלאים בשליחים שונים, שירותים חברתיים. רשתות, דוא ל ועוד עשרות הסחות דעת שפוגעות ביעילות ופרודוקטיביות מדי יום. בינתיים, יעילות ופרודוקטיביות אישית הם המפתח להצלחה, רמת ואיכות חייך תלויים בהם.

יש רק 24 שעות ביממה. הצלחה היא המקבילה למה שאתה עושה בזמן הזה. לכן, רבים חולמים על השעות ה -25 וה -26 ביום. אך על מנת להצליח, אין צורך לשנות את הכרונומטר הטבעי. די לשקול מחדש את גישתך לעבודה, וזה מה שנעשה במאמר זה:

- המשחק צריך להיות שווה את הנר … אסור לבזבז על דברים חסרי משמעות וחסרי חשיבות. תארו לעצמכם כמה זמן יהיה לכם אם תסלקו משימות שגרתיות ומיותרות מלוח הזמנים שלכם.

- עבודה למען תוצאות … מה המטרה שלך? מה היית רוצה להשיג עד סוף השנה? למרבה ההפתעה, מעטים האנשים שיכולים לענות בבירור על שאלות אלו. החליטו מה אתם רוצים (השקת סטארט -אפ, קבלו קידום מכירות, הגדילו את הרווחים וכו ') ובצעו בביטחון לקראת המטרה שלכם, והקדישו לפחות שלוש שעות ביום לעבודה על זה.

- ניקיון חלל העבודה. ארגן את מקום העבודה שלך. שולחן עבודה עמוס מקשה עליך להתמקד, מכיוון שבאווירה של כאוס, קשה למקד את תשומת לבך בפרטי העבודה קדימה. מסדר את הניירות וארכיון תיקיות מיותרות. זה יעזור לך לארגן את המחשבות שלך ולסיים ביעילות את המשימה שעל הפרק.

- סטטוס זרם. מושג הזרימה פותח על ידי פרופסור לפסיכולוגיה Mihai Csikszentmihalyi. על פי המחקר שלו, מצב זרימה מתרחש כאשר בעיה היא קשה, ניתנת לפתרון ומעניינת. אם המשימה שעליך לבצע היא קשה מדי, אינך יודע כיצד לגשת אליה, אז אתה נתפס בחרדה. אם להיפך, המשימה קלה מדי, אתה משתעמם, אתה אפילו לא רוצה לקחת אותה.

כדי לעבוד את מצב הזרימה, מצאו מקום מבודד (משרד או בית קפה ליד המשרד - זה לא משנה) וטבלו את עצמכם בתהליך. במקרה זה, יש לקבץ משימות מאותו סוג ולפתור אותן בבלוקים.

- משימות בודדות … ריבוי משימות אינו עולה, אך מקטין את הביצועים האישיים. לעומת זאת:

1 היא מתישה. כשאתה תופס דבר כזה או אחר כל היום, אך אינך רואה את התוצאה, אתה מרגיש המום לחלוטין. במקום סיפוק מהמשימות שהושלמו - תסכול ומתח.

2 זה פוגע באיכות. אם עושים מספר דברים במקביל, יש סבירות גבוהה לטעות באחד מהם (או בכל אחד מהם). כתוצאה מכך, תצטרך לבצע מחדש ולסבול הפסדים (זמניים, כספיים וכו ').

3 היא הורסת קשרים חברתיים. ככל שיותר זרימות מידע כך קשה יותר לנהל אותן. אם אתה כותב מכתב לבן זוגך ובמקביל מדבר עם אשתך בטלפון, אל תתפלא כשאתה שומע משניהם שאתה לא כנה או לא קשוב.

כדי להיות יעיל יותר, עבור למצב משימות בודדות.

- תכנון יומי … עבודה ללא מטרה ספציפית היא חסרת משמעות, לכן לפני שתתחיל בה, בנה תוכנית פעולה להיום. קח 15 דקות לרשום את המשימות הנוכחיות שלך ולאחר מכן דרג אותן.לאחר מכן, תוכל להיכנס בבטחה לעניינים, המשימות שלך יתבצעו שיטתיות והפעולות שלך יסודרו. אנשים רבים תופסים את התכנון כבזבוז זמן, אך מי שמשתמש בו יודע עד כמה הוא מגביר את התפוקה המקצועית.

- הכלל של שתי דקות … אם המשימה אורכת פחות מ -2 דקות, פשוט עשה זאת! דחינו עשרות דברים שאפשר לעשות תוך 2 דקות ממש להמשך, וניפחנו מהם בעיה שלמה. הוצא את האשפה, השיב להודעה, התקשר לדלפק העזרה-ניתן להמשיך את רשימת הפריטים לביצוע של שתי דקות ללא הגבלת זמן. כן, לא כל המשימות הפשוטות לכאורה לוקחות בסופו של דבר בדיוק 2 דקות. אך ככל שתתכנסו פחות עם הרוח, כך יישאר יותר זמן ישירות לפעילות.

- עדיפות … אין כל כך הרבה זמן ביום לעקוב אחרי הכל, ולכן חשוב לקבוע את סדר העדיפויות הנכון בעבודה שלך. נסה להשלים תחילה את המשימות הדחופות והחשובות ביותר.

- ואקום מידע … נתק את הטלפון ואל תבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך. אם אתם מתכננים להתחיל במשימה קשה, נסו להתמקד בה ככל האפשר. הגן על עצמך מפני שיחות טלפון מסיחות, הודעות SMS והודעות דוא ל. נראה כי כל אחת מהפעולות הללו תיקח דקות ספורות, אך אופן המחשבה שלך יופרע. לכן, תצטרך להשקיע יותר זמן ומאמץ כדי להשלים את המשימה העיקרית.

- מועדים … אנשים רבים תופסים את המועדים כאיומים, כי אם לא יעמדו בהם, יהיו בעיות. למעשה, מועדים הם משמעת מצוינת, כלומר הם עוזרים לך להשיג את מטרותיך. בעת לקיחת מקרה מסוים, הקפד לציין את זמן תחילתו וסופו. בידיעת המועד האחרון לסיום העבודה, יהיה לך קל יותר לתכנן ולהקצות את מאמציך וזמנך. אך היזהר - אל תקבע מועדים "גדולים מדי". זכור: העבודה ממלאת את כל הזמן שהוקצה לה (חוק פרקינסון).

- מנוחה היא מעל הכל. רק רובוטים יכולים לעבוד ללא הפרעה, ואפילו אלה נכשלים לאורך זמן. עם זאת, רבים מאיתנו חשים אשמה אם למשל אנו שותים קפה ארוך מדי בארוחת הצהריים. אדם לא יכול להיות פרודוקטיבי ב -100% כל היום. ריכוז הוא כמו שריר - אתה צריך מנוחה כדי לעבוד ביעילות. הפסקה של 15 דקות "תאתחל" מחדש את המוח שלך, ואתה תהיה מוכן לבצע משימות שוב בריכוז ובמסירות הנכונים.

- חיתוך דק … חלקו משימה גדולה למספר קטנות יותר. מטלה מורכבת דורשת בדרך כלל הרבה זמן ומאמץ. כדי להקל על ההתמודדות עם המשימה שעל הפרק, חלק אותה למספר ביניים. זה יעזור לחלק באופן שווה את נקודות החוזק שלך ובכל אחד מהשלבים הללו לראות את התוצאות מהעבודה שנעשתה. זה יגרום לתהליך ללכת מהר יותר!

- השתמש בטכנולוגיה. פריצות הדרך הטכנולוגיות במאה הקודמת הקלו הרבה יותר על ביצוע משימות בפחות זמן. לכן, היו פתוחים לטרנדים חדשים, מכשירים ותוכניות חדשים. למה לא לנצל מקור לשיפור הפרודוקטיביות.

- קסם המספרים. אתה יכול להשפיע טוב יותר על המצב כאשר אתה מבין אותו באמצעות מספרים. עקוב אחר כל האינדיקטורים החשובים לך. למשל, ממספר שעות העבודה והדוחות שהוכנו ועד לפריון לשעת עבודה. השתמש במערכת דיווח, תוכנת ניהול פרויקטים, SharePoint, גליונות שיתוף של Google Docs, מתכנן או רק לוח לבן כדי לעקוב אחר מדדי צוות חשובים.

על ידי ביצוע הנחיות פשוטות אלה, תוכל להגדיל את היעילות והפרודוקטיביות שלך על ידי עבודה פחות - השגת יותר.

אם אתה רוצה ליצור מערכת ארגון עצמי משלך המאפשר לך להתעצל ואינו דורש אלימות כלפי עצמך, התוכנית תעזור לך בכך: ארגון עצמי לקלטות ללא אלימות.

ובכן, אם תחליט לשאוב ארגון עצמי למקסימום, הכיר את התוכנית הזו: ארגון מתקדם.

זה הכל. עד הפעם הבאה. בכנות דמיטרי פוטייב.